当社は、取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他業務の適正を確保するための体制について、2023年4月27日の取締役会において、当該体制構築の基本方針を下記の通り決議しております。
a. グループ経営管理に関する体制
- イ. 「第一三共グループ経営会議規程」を定め、最高経営責任者（Chief Executive Officer)（以下「CEO」）が戦略的な意思決定を行うことを目的として、CEOの指名する主要な事業・機能の責任者等をもって経営会議を構成し、重要事項を審議する。また、グローバルに円滑・迅速な意思決定を行うため、「第一三共グループ決裁ポリシー」および「決裁規程」を定める。
- ロ. 「第一三共グループグローバルマネジメント規程」、「内部統制システムの整備規程」、「組織管理規程」等を定め、第一三共グループの経営管理体制を明確にする。CEOは、各事業・機能の責任者等に対し、経営方針等を伝達するとともに、各事業・機能の責任者等から業務執行状況、業績等に関する報告を受ける。また、各事業・機能の責任者等は、当該事業・機能の管理下にあるグループ会社の代表者等に対し、経営方針等を伝達するとともに、グループ会社の代表者等から業務執行状況、業績等に関する報告を受ける。
- ハ. 意思決定と職務執行の迅速性を考慮し、執行役員制度を導入する。
- ニ. 「第一三共グループグループ会社管理規程」を定め、グループ会社の責任と権限を明確化する。また、CEOまたは各グループ会社を管理する事業・機能の責任者等は、グループ会社の代表者等から経営・業績等に関する報告を受ける。
- ホ. 「第一三共グループ財務報告ポリシー」および「財務報告に係る内部統制規程」を定め、これらを適切に運用することにより、第一三共グループの財務報告の信頼性を確保する。
b. コンプライアンスの確保に関する体制
- イ. 「第一三共グループ企業行動憲章」および「第一三共グループ個人行動規範」を定め、第一三共グループの役員、執行役員および従業員による高い倫理観を維持した適正な職務の執行を図る。
- ロ. 「コンプライアンス推進規程」を定め、社外専門家を含む会議体の設置等、第一三共グループのコンプライアンス体制を整備し、国内外の法規制および企業倫理を遵守する。
- ハ. 「内部監査規程」を定め、監査部およびグループ会社の監査機能は、第一三共グループにおける、法令、定款および社内諸規程の遵守状況について、内部監査を実施する。
- ニ. 当社は、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力および団体に対して毅然とした姿勢で臨み、反社会的勢力および団体による経営活動への関与や被害を防止するために、「第一三共グループ企業行動憲章」等において、反社会的勢力および団体との関係遮断を徹底することを基本方針に定めるとともに、組織的体制を整備し、警察当局等と連携した情報収集や役員、執行役員および従業員に対する啓発活動等により、関係の排除に取り組む。
c. リスクマネジメントに関する体制
- イ. 「第一三共グループリスクマネジメント推進規程」、「第一三共グループクライシスマネジメントポリシー」、「第一三共グループBCPポリシー」等を定め、グループ会社を含めたグローバルなリスクマネジメント体制を整備する。
- ロ. 監査部およびグループ会社の監査機能は、上記規程等を踏まえたリスクマネジメントの推進状況について、内部監査を実施する。
d. 情報の保全・管理に関する体制
- イ. 「第一三共グループ情報セキュリティポリシー」、「情報セキュリティ規程」等を定め、情報セキュリティ体制を整備し、法令および社内諸規程に基づき、取締役、監査役、執行役員等の職務執行に係る情報を適切に保存・管理する。
- ロ. 株主総会議事録、取締役会議事録、経営会議議事録等、取締役の職務の執行に係る文書については、取締役および監査役が常時閲覧することができるよう、適切に保存、管理する。
e. 監査役の監査に関する体制
- イ. 当社の監査役は、取締役の職務執行、意思決定の過程および内容ならびに内部統制体制の整備および運用状況を監査する。
- ロ. 当社は、当社の取締役が、当社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見したときは、直ちに、当該事実を監査役に報告する。
- ハ. 当社の監査役は、当社の取締役、執行役員および従業員ならびにグループ会社の取締役、執行役員および従業員等から業務執行状況等の報告を受ける。
- ニ. 当社の監査役は、経営会議その他の重要な会議に出席する。
- ホ. 決裁の手続や内容を検証するため、決裁の通知先に監査役を常に設定する。
- ヘ. 当社の監査役は、代表取締役と定期的に会合をもち、経営方針の確認や監査上の重要課題等についての意見交換を行う。
- ト. 当社の監査役は、グループ会社の監査役等と相互に情報を交換し、緊密な連携を保つ。
- チ. 当社の監査役は、外部監査人および監査部と連携し、意見交換等を行う。
- リ. 当社の監査役の職務を補助する専任スタッフを置く。当該専任スタッフは、取締役から独立し、監査役の指揮命令の下に職務を遂行する。
- ヌ. 当社の監査役の専任スタッフの人事異動、人事評価等については、予め監査役会の同意を必要とする。
- ル. 当社は、前記e.ハ.に基づき報告を行った者および第一三共グループ個人行動規範等に基づき報告を行った者に対し、当該報告をしたことを理由に不利な取扱いを行わない。
- ヲ. 当社は、監査役の職務の執行について生じる費用を負担する。